Videokonferenz mit Zoom.us: Wichtige Sicherheitseinstellungen (Anleitung)


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Zoom ist eine Softwarelösung, mit der Sie eine Videokonferenz mit mehreren Teilnehmern  abhalten können. Doch um eine störungsfreie Sitzung starten zu können, sollten Sie einige Einstellungen und Beschränkungen kennen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Software einrichten und die richtigen Einstellungen vornehmen. 

Ob aus dem Homeoffice heraus oder in der Firma, Videokonferenzen gehören zum täglichen Geschäft. Hier erreichen Sie Ihre Familie, Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner und sind bei Meetings oder Schulungen nicht an feste Orte gebunden. 

Mit der kostenlosen Software Zoom können Sie mit bis zu 100 Leuten gleichzeitig eine Videokonferenz abhalten. Die Funktionen von Zoom sind genau für diesen Zweck zugeschnitten. So können Sie oder ein beliebiger Teilnehmer eine Übertragung des Bildschirmes starten oder Sie können während der Sitzung Dokumente versenden. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass nur der Veranstalter (Host) bei Zoom registriert sein muss. Alle anderen Teilnehmer benötigen lediglich die App auf dem Smartphone oder Tablet oder die Anwendung auf dem PC oder Laptop.

Was kann die Software Zoom?

Zoom bietet alle Funktionen, die eine Videokonferenz mitbringen sollte. Bereits im kostenlosen Paket sind viele wichtige Features enthalten. So können bis zu 100 Teilnehmer gleichzeitig an einer Besprechung teilnehmen. Diese ist allerdings auf 40 Minuten begrenzt. Bildschirmübertragungen sowie das versenden von Dateien ist auch möglich. Mit Plugins für Chrome und Outlook planen Sie im Kalender Meetings oder starten diese sofort. Bei Bedarf können Sie auch die Meetings aufzeichnen.

Wenn Sie zu einer Sitzung einladen, müssen Sie nicht nur die Anwendung auf Ihrem Gerät installiert haben. Sie müssen sich auch bei Zoom registrieren. Als eingeladener Teilnehmer, ist eine Anmeldung nicht erforderlich. Allerdings muss die Software oder App auf Ihrem Gerät installiert sein.

Als Teilnehmer können Sie einer Sitzung per Videochat oder auch nur als Voicechat, also ohne Video, beitreten. Letzteres ist zu empfehlen, wenn Sie eine schlechte Internetverbindung haben oder Sie unterwegs sind und nicht so viel Datenvolumen verbrauchen wollen.

2020-03-30 ZoomLogo

Zoom - die Softwarelösung für Meetings per Videochat(Quelle Zoom Logo us04web.zoom.us)

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Was sind wichtige Einstellungen für ein Meeting?

Wir haben bereits darüber berichtet, dass es bei Zoom in der Vergangenheit zu Datenschutz-Problemen und dem sogenannten Zoombombing gekommen ist. Nachfolgend geben wir Ihnen ein paar Hinweise, welche Einstellungen Sie vor dem Beginn eines Meetings vornehmen sollten und was Sie während der Videokonferenz beachten sollten. Einige Einstellungen können Sie im Programm oder der App vornehmen. Andere Einstellungen müssen Sie über Ihren Account im Browser einstellen. Da Sie in Ihrem Zoom-Account auf der Webseite alle Einstellungen vornehmen können, sollte Sie das vor dem ersten Videochat tun. Loggen Sie sich zunächst auf der Webseite von Zoom (https://us04web.zoom.us/signin) ein. In der linken Spalte klicken Sie dann auf „Einstellungen“. 

Hier können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen, die wir für wichtig halten:

Beitritt vor Moderator

Wenn Sie ein Meeting planen und dazu einladen, sollten Sie auf eine Funktion acht geben. Diese nennt sich „Beitritt vor Moderator“. Das betrifft den Fall, in dem das geplante Meeting automatisch freigegeben ist und gestartet wurde, Sie als Host (Moderator) aber noch nicht teilnehmen. Ist die Funktion aktiviert, kann jeder Teilnehmer dem Meeting beitreten, ohne das der Host mit im Meeting ist. Wir empfehlen, dass Sie die Funktion „Beitritt vor Moderator“ deaktivieren, um die volle Kontrolle über das Meeting zu behalten.

Passwortabfrage für Meetings

2020-03-30 Kennwort Zoom-Meeting
Kennwortabfrage einschalten (Quelle Screenshot us04web.zoom.us)

Um an einem Meeting teilzunehmen gibt es mehrere Möglichkeiten. Entweder erfolgt die Einladung per Link, über die Meeting-ID oder den Meeting-Raum-Namen. Es können also auch ungeladene Personen am Meeting teilnehmen, wenn sie die ID oder den Meeting-Raum-Namen kennen. Aus diesem Grund sollten Sie Ihre Meetings mit einem Passwort schützen. Schalten Sie alle Funktionen mit Kennwortabfrage (siehe Bild) vor dem ersten Meeting ein.

Eine Einladung zum Meeting kann auch per Link erfolgen. Die Einbettung des Kennwortes im Link können Sie eingeschaltet lassen, wenn Sie den Personen, denen Sie die Einladung zum Meeting per Link schicken, auch vertrauen können. Wer dem Link folgt, erhält keine Abfrage des Kennwortes.

Freigaben für Teilnehmer

Funktionen, die während des laufenden Meetings zum Tragen kommen, sollten Sie vor Beginn auch eingerichtet haben. So können Sie den Chat erlauben, der für alle Teilnehmer sichtbar ist. Es kommt immer auf den Grund des Meetings an, deshalb sollten Sie abwägen, ob Sie einen privaten Chat unter den Teilnehmern zulassen.

2020-03-30 Screen Zoom-Einstellungen
Bildschirmübertragung einschalten (Quelle Screenshot us04web.zoom.us)

Die Dateiübertragung ist auch ein wichtiger Punkt, bei dem es auf den Grund des Meetings ankommt. Sollen hier Dateien ausgetauscht werden, muss diese Funktion freigegeben sein. Auch die Bildschirmübertragung ist eine wichtige Funktion. Hier können Sie sogar noch weitere Einschränkungen vornehmen. Wenn Sie nur für den Host freigegeben ist, kann kein anderer Teilnehmer seinen Bildschirm zeigen. Allerdings lässt sich die Funktion „Host“ auch während des Meetings auf andere Teilnehmer übertragen. Damit kann kontrolliert werden, wer gerade übertragen darf.

Virtuellen Hintergrund erlauben

Der virtuelle Hintergrund ist eine Green-Screen-Funktion, die allerdings nicht von allen Geräten unterstütz wird. Mit eingeschaltetem virtuellen Hintergrund wird der reale Kamerahintergrund durch ein hochgeladenes Bild oder einen in Zoom wählbaren Hintergrund ersetzt. 

Meeting für weitere Teilnehmer sperren

2020-03-30 Zoom Meeting sperren
„Meeting sperren“ einschalten (Quelle Screenshot zoom)

Eine Funktion, die Sie erst nach dem Beginn des Meetings einschalten können, ist die Sperre für weitere Teilnehmer. In der Vergangenheit kam es zu Störungen laufender Meetings. Hier nahmen weitere Teilnehmer am Meeting teil, obwohl sie nicht eingeladen wurden. Diese störten dann den Ablauf.  Die Kennwortabfrage und die Sperre des Meetings ist ein Schutz vor ungebetenen Gästen. 

Um diese Funktion einzuschalten klicken Sie während des laufenden Meetings am unteren Bildschirmrand auf „Teilnehmer verwalten“. Klicken Sie dann rechts unten auf die Schaltfläche „Mehr“. Wählen Sie im aufklappenden Menü den Eintrag „Meeting sperren“. Damit können keine weiteren Teilnehmer am Meeting teilnehmen. Dabei ist es egal, ob diese eine Einladung haben oder über einen anderen Weg dem Meeting beitreten wollen. 

Link zu Meetings nicht öffentlich teilen

Um eine Videokonferenz sicherer zu machen, gibt es auch einige Verhaltensregeln, die Sie als Veranstalter beachten sollten. Nutzer werden in der Regel zum Meeting per E-Mail eingeladen. Im Text der E-Mail ist ein Link, über den die Teilnehmer bequem und ohne Passworteingabe ins Meeting gelangen. Diesen Link sollten Sie nicht öffentlich teilen. Denn damit würden Sie ungebetenen Gästen einen problemlosen Zugang gewähren. Mit der entsprechenden Einstellung können Sie diese Trolle aussperren. Schalten Sie die Einbettung des Passwortes im Link ab und vereinbaren Sie mit Ihren Teilnehmern auf einem anderen Weg ein Passwort für den Zugang. Das ist zwar umständlicher, garantiert aber einen störungsfreien Ablauf.

Haben Sie Erfahrungen mit Zoom?

Wie immer interessiert uns und auch unsere Leser Ihre ganz persönliche Erfahrung mit dem Programm. Unter dem Artikel können Sie sich in den Kommentaren mit anderen Lesern austauschen. Sie können bei Problemen auch Fragen stellen, die wir versuchen zu klären. 

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7 Gedanken zu „Videokonferenz mit Zoom.us: Wichtige Sicherheitseinstellungen (Anleitung)“

  1. Kann man neuerdings als Host die Stummschaltung der Teilnehmer nur noch mit Bestätigung des Teilnehmers aufheben? Gab es hier eine Änderung?

    Antworten
    • Gute Frage, ich weiß es auch nicht – sehr seltsam ist, dass man bei manchen Teilnehmern das Mikro als Host freischalten kann, bei anderen Teilnehmern nicht, da gehts nur als Anfrage (obwohl man das Mikro als Host vorher auch selbst ausgeschaltet hatte). Liegt es möglicherweise an dem Gerät, dass der Teilnehmer nutzt, z.B. bei Samsung Tablet mit der Zoom-Software kann der Host das Mikro nicht öffnen, bei Apple iPad ja ?! Keine Ahnung woran das liegt. Aber eine klare Aussage seitens Zoom wäre hier sehr hilfreich.

      Antworten
  2. Gute Erklärungen für ZOOM. Wenn ich einem Freund Teilnehmer usw. den Link schicke mit eingebetteten Passwort dann ist das für mich ok. Ich weis jetzt nicht was sie mit Öffentlich teilen meinen.Bernd Später kommen noch einige Fragen.

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  3. Interessant ist, dass der Host eines Meetings einfach das Mikrofon, sowie Kamera eines Teilnehmers aktivieren kann. Unabhängig davon ob der Nutzer dies bewilligt hat oder nicht (fehlende Abfrage an den Nutzer).

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    • Vielen Dank für Ihren Kommentar.
      Ich habe das gerade getestet. Wenn in meinem Meeting sich jemand Stumm schaltet oder das Video unterbricht, kann ich als Host nur eine Anfrage senden, die der Teilnehmer dann bestätigen muss.
      vermutlich wurde der von Ihnen beschriebene Bug gefixt.

      Viele Grüße aus der Redaktion
      T.S.

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